المهارات الإستراتيجية والتنظيم والتخطيط فى الإدارة المكتبية الحديثة
|
الهدف العام:
يتمكن
المشاركون في نهاية البرنامج من:
- معرفة كاملة بمفهوم
الإدارة المكتبية والسكرتارية والهندرة .
- معرفة كاملة بالآفاق
الجديدة لهندرة المكاتب ، وطبيعة النشاط المكتبي.
- إجادة التمييز بين
السكرتارية التنفيذية وأنواع السكرتارية الأخرى ( العامة – الخاصة –
المتخصصة).
- مهارات أداء مهام الإدارة
المكتبية التي تتطلبها أعمال المكاتب في المنظمات الرئيسية والوزارات
والهيئات والمؤسسات والشركات.
- مهارات تخفيف ضغوط العمل
الواقع على القادة والوزراء والوكلاء والمدراء والمسؤلين.
- معرفة قواعد الاتيكيت
والبروتوكول وفنون الاتصال وأساليب التعامل مع كبار الشخصيات وأنماط الزائرين.
- مقارنة خطط العمل مع
المنظمات الأخرى بغية تطويرها وتحسينها من خلال تنمية المهارات الفنية
والسلوكية.
- معرفة كاملة بفنون
التعامل مع التقنيات الحديثة ورفع معدلات الأداء المكتبي باستخدام
التكنولوجيا ونظم المعلومات.
- إجاده تنظيم أوراق
المكتب بصورة تسمح بالاسترجاع منها فقط بأسرع وقت.
- اجادة الرقابة على الأداء
المكتبي.
المحاور العلمية:
المحور
الأول:
- مفهوم الإدارة المكتبية
وعلاقتها بالسكرتارية.
- ماهية الهندرة وطبيعة
النشاط المكتبي.
- الاتجاهات الحديثة في
العمل المكتبي.
- أسس هندرة المكاتب.
المحور
الثاني:
- أنواع السكرتارية
واهميتها ومهامها.
- أشكال المكاتب – البيئة
المادية للمكاتب – أمراض المكاتب.
- هندرة حفظ المعلومات ،
تنظيم الاجتماعات واللجان.
- الاتصالات الإدارية داخل
المنظمة ومع المنظمات الأخرى
- فن الانصات الجيد
والحديث الفعال.
- أساليب تخفيف ضغوط العمل
الواقع على القادة والوزراء والوكلاء والمدراء والمسؤلين.
المحور
الثالث:
- هندرة حفظ أوراق المكتب
(التصنيف – الترقيم – الهندسة).
- مهارة تقليص الاعمال
الورقية في المكاتب.
- كيفية الرقابة على
الأداء المكتبي.
- قواعد الاتيكيت
والبروتوكول وفنون الاتصال وأساليب التعامل مع كبار الشخصيات وأنماط
الزائرين.
- تطبيقات شاملة على
الموضوعات السابقة.
المحور
الرابع:
- الكتابة الأدارية
والمراسلات و المذكرات.
- إعداد وصياغة التقارير.
- مهارة استقبال الزوار
وتنظيم مواعيد الرئيس.
- مهارت معالجة المكالمات
الهاتفية الواردة والصادرة.
- تنظيم وإدارة الأجتماعات
واللجان.
- متطلبات الاجتماع الفعال.
المحور
الخامس:
- نظم المعلومات المكتبية
والأرشفة الضوئية للوثائق.
- التقنيات الحديثة وأثرها
في أعمال السكرتارية.
- استخدامات الحاسب الآلى
في الأعمال الإدارية.
- تقييم وختـام الـبرنامـج.